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  商会制度

                                    湖南省山东商会会议制度

      

       为加强本会的组织建设,提高工作效率和工作质量,根据《湖南省山东商会章程》规定,特制定本制度。
       一、会议分类
        1、本会的会议分为:会员代表大会、理事会、会长办公会。
        2、会员代表大会每年召开一次,具体时间择日确定,提前一周通知。
        3、理事大会每年召开六次,具体时间择日确定,提前一周通知。
        4、会长办公会每月召开一次,若遇特殊情况可提前或推后召开,特殊情况下也可临时召集。
       二、与会要求
        1、按议事内容确定会议层次及参会人员。
        2、会长办公会原则上应由本人出席,如本人因故不能到会,应提前将议题意见书面告知秘书处,由秘书处统一列项上会表决,会后应服从和执行会议决定。
        3、会长办公会累计请假次数不得超过当年会议次数的一半。
        4、会议所表决的议题,按照少数服从多数原则,以参与表决人数过半通过,方能生效。
        5、会长办公会可邀请各名誉会长、顾问等列席会议,但无表决权。
        6、会议议定事项,若有保密时限的,在保密期内任何人不得扩散。
        7、参会人员应按规定着装,自觉遵守会场纪律。
        三、议事规则
        1、会议提案,一般由秘书处会前准备,各会员单位会前提出的一般建议统一交秘书处归总,是否上会研究由会长决定。重大提案,由会长办公会决定。
        2、会长办公会、理事大会研究问题时,应遵循会前充分准备、反复酝酿,会上认真讨论、慎重决策,按照少数服从多数的原则进行表决,凡表决通过的提案,全体会员应认真执行。
        3、理事大会闭会期间,商会实行会长办公会集体领导下的分工负责制,即会长对商会全面负责,常务副会长按照阶段性工作分工对会长及会长办公会负责。
        4、会议议题(提案)的表决,采用举手表决或无记名投票表决。
        5、会议内容由秘书处形成“会议纪要”及时下发给各与会人员和单位,并作为落实执行的文字依据。
        6、会长办公会决议和实施的全过程,应接受监事会的监督和查询。
       本制度的解释权属秘书处。

                                     

                                湖南省山东商会会员及会费管理制度

       

        为保障本会各项活动的开展,加强本会会员(理事)管理和会费的收支管理工作,根据《湖南省山东商会章程》规定,特制定本制度。
         一、申请加入本会的会员(理事)应具备的条件。
         1、拥护本会的章程;
         2、有加入本会意愿;
         3、在湖南的山东企业及经营者。
         二、会员(理事)入会的程序是。
         1、提交入会申请书;
         2、在秘书处办理有关手续;
         3、经会长办公会讨论通过。
         三、会员(理事)享有下列权利。
         1、本会的选举权、被选举权和表决权;
         2、参加本会的活动;
         3、获得本会服务的优先权;
         4、对本会工作的批评建议权和监督权;
         5、入会自愿、退会自由。
         四、会员(理事)履行下列义务。
         1、执行本会决议;
         2、维护本会的合法权益;
         3、完成本会交办的工作;
         4、按规定按时交纳会费;
         5、向本会反映情况,提供有关资料。
        五、会员(理事)职务的提升程序。
        1、拟由理事提升为副会长的名单,原则上由秘书处考察提名(也可由会员单位向秘书处自荐、推荐),提交会长办公会审议,理事大会通过,特殊情况可由会长办公会直接审定。
        2、新吸收为理事的,由秘书处审定;对提升为副会长的,由秘书处考察提名,会长办公会审议通过。
        3、会长办公会在审定提升者时,尽可能考虑提升者的综合实力、社会影响、奉献精神以及地区和行业的代表性。
        4、新提升职务单位经理事会议通过后,在湖南省山东商会网站上公布。
        六、会员(理事)的退会及除名
        1、会员(理事)退会应书面通知本会,并交回会员证。会员如果一年不交纳会费视为自动退会。
        2、会员(理事)如有严重违反本会章程的行为,经理事会表决通过,予以除名。
        3、必要时可将理事以上单位名单在有关媒体上公布,防止已退会的非理事以上单位冒用我会名誉侵权。
       七、会费收缴时间:
       本会会费按年度交纳,为便于安排当年活动及作出财务预算,当年会费一般应在当年6月30日前交纳;新入会者在入会后一月内交齐会费。
       八、会费收缴标准:
       九、会费使用范围:
        1、本会的日常办公开支;
        2、组织有关活动的费用;
        3、编辑出版刊物、资料费用;
        4、购置本会固定资产;
        5、聘用的专职工作人员的工资开支;
        6、与本会工作有关的其他费用开支。
       十、会费支付凭证
       凡是向本会缴纳会费后,会员有权索取湖南省社会团体会费专用收据。秘书处财务人员应自觉填开收据,列入财务监管。
       十一、本制度自2011年07月 理事会讨论通过之日起执行。
       十二、本制度的解释权属秘书处。

 

                                 湖南省山东商会档案资料管理规定

      

        为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障本会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:
        一、档案资料的范畴
        1、财务资料。会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证等。
        2、会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、会长办公会、监事会、党支部支委会、党员大会)等研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等。
        3、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等。
        4、文件资料。商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,政府有关部门,特别是主管部门发给商会的文件、函件等。
        5、函件资料。以商会及秘书处名义,发出的所有函件、通知等。
        6、组织相关活动的资料。商务沙龙、信息交流,各种座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等。
       二、档案资料的收集整理。
        1、由办公室牵头,负责收集整理和督促各部门收集整理。
        2、各部门、各分管专项工作的人员,负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档。
        3、每年12月份,应将当年的工作资料整理汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。
        三、档案资料的管理使用。
        1、办公室负责所有档案资料的管理。
        2、有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报秘书长审批;办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。
        四、本规定自会长办公会审议通过之日起执行。
        五、本规定的解释权属秘书处。


                           湖南省山东商会印章管理制度

 

        一、印章的保管
        1、商会公章和会长名章由会长办公会授权商会办公室专人负责保管并签订保管协议;
        2、商会财务专用章由出纳负责保管并签订保管协议;
        3、银行预留常务副会长印章由会计负责保管并签订保管协议。
三章分管,不准由一人统一保管。各印章保管人临时出差时由会长办公会指定人员临时保管。
        二、印章的使用
        1、使用印章实行登记审批制度,登记审批表由商会秘书处存档,以便备查。
        2、商会日常事务性办公需用商会公章,须经秘书长审核、会长签批;
        3、各类合同、协议、维权文件需要商会公章和会长名章,须经秘书长、法律顾问审核,分管常务副会长审定同意,由会长签批。特别重要的合同、协议、维权文件须会长办公会审定同意、会长签批;
        4、对各级政府和相关部门行文需用商会公章,须经秘书处、秘书长审核、会长签发;
        5、商会财务专用章和银行预留印章按财务制度规定使用;
        6、禁止在空白介绍信、商会信笺、空白表格等文件、材料上加盖印章。使用商会公章或会长名章的所有材料和文件均应保留原件或复印件交秘书处登记留存,以备查阅。
       三、使用印章一律实行登记审批制度,登记审批表由用印人填写,注明申请用印人姓名、用印事由、用印日期,并按规定程序由相关负责人签字审批,秘书处办公室负责统一编号。违反本制度规定,造成后果将由直接负责人负责;后果严重的,将追究直接责任人经济责任或法律责任。
       四、印章原则上不得带出,因特殊情况需要带出使用时,须经秘书长或会长批准后,由印章保管人员亲自携带使用,严防印章丢失。
       五、附件
       1、日常事务性办公用章登记表
       2、合同审批表

 


                   湖南省山东商会网站管理和信息宣传制度


       一、 建立商会新闻发布制度。重要通知、重要政策、重大事项、重要信息,须按照规定程序审批后对外发布。
       二、 上网材料必须是已正式对外公布的文件或资料,未正式对外公布的资料不得上网公布。
       三、 商会网站信息的收集、整理、编辑、上传工作,由秘书长审查后,由相关责任人负责组织实施。
       四、 严格遵守国家保密制度。规范性文件上网,需经秘书长审核,商会分管该业务的领导签字。涉密文档资料严格按照保密规定处理。
       五、对一些涉及重大、敏感信息的宣传,须向会长汇报,并征得会长同意后,方可对外公布。
       六、 对涉及会员和商会切身利益、需要社会公众广泛知晓的信息,以及反映商会机构设置、智能、办公程序等方面的信息,主动向社会公开。
       七、会员发布的信息动态,须经过管理员严格初审后报秘书长审核方能对外公布。
       八、发布前必须对非直接转载的信息和商会自己整理的信息作两次校对,确认无误后才能上传。
       九、定期检查网站上互动相关的信息,及时作出回复。凡违反法律法规、有损社会主义精神文明、有碍社会治安和有伤风化、带有广告性质的留言应马上删除。
       十、网站管理员对网站上的项目和内容负责,所以网页上的图片和文字应符合有关法律和行政法规的要求,在发布之前必须认真审阅,确保内容和文字的正确性。
       十一、秘书处负责商会网站的系统维护、程序升级和对各会员单位操作人员的培训、指导。
       十二、切实加强信息宣传员队伍建设。会员单位应积极配合秘书处,负责各自企业信息采集、整理、编写工作。
       十三、网站管理员应做好资料及数据文件等的备份保存及保管工作;
       十四、未经网络信息编辑部经理同意,任何人不得擅自增加、删除或修改网站的项目或内容。
       十五、 网站管理人员要严格遵守有关安全管理规定,认真履行安全管理职责,妥善保管密码,对因违反规定而导致的安全事故,要追究相关人员的责任。

                       

                          湖南省山东商会人事管理制度

      

        为规范商会的人事管理,做到公开、公平、公正的选人用人,人尽其能,人尽其责,特制定如下制度。
        一、人事管理原则
        1、由会长(法定代表人)全面负责人事管理,也可由会长或会长办公会授权秘书长、常务副秘书长进行日常管理。
        2、工作人员的招聘解聘工作由会长负责,也可由秘书处提出建议方案,报会长决定。
        3、工作人员的奖励与惩处,由会长负责,也可由秘书处根据岗位职责、工作表现、考核结果等,按照会长或会长办公会的决定予以办理;重大奖惩报会长或会长办公会研究决定。
        4、秘书处专职工作人员按《劳动法》的有关规定,一律实行聘用制。
        二、工作人员的招聘
        1、由秘书长提出用人计划报会长或会长办公会审定,由秘书处具体组织实施招聘,招聘结果报会长审定。
        2、新进人员需签订《劳动合同》,实行2个月的试用期(特殊情况除外),试用期满即转为正式员工,按照《劳动法》规定,给员工购买相关保险,合同实行一年一签制。
        三、工作人员解聘
        1、工作人员在合同期内要求离职的,必须提前一个月提出书面申请,经同意后办理离职手续。
        2、有下列情形的可即行解除劳动合同:在试用期内被证明不符合录用条件的;工作能力较低,经培训、帮助仍然不能胜任本职工作的;违反商会规章制度和纪律造成不良影响及较大危害的;被依法追究刑事责任或被送劳动教养的。
        3、其它依照劳动合同应当解聘的。
        四、工作人员的奖惩
      (一)奖励分为:1.口头表扬;2.享受福利待遇;3.节日或年终工资奖励;4.提职加薪等。
        1、按《劳动法》的规定,给予带薪年公休假的福利待遇。除国家法定节假日外,在本会工作满一年的,年公休假5天,工作满2年的,年公休假6天,工作满3年及以上的,年公休假7天。
        2、享受年终及节日工资奖励,其数额标准由会长或会长办公会决定。
        3、对工作表现突出的,适时予以加薪。加薪对象及标准由会长或会长办公会决定。
        4、其它奖励等。
      (二)处罚分为:1.口头批评教育;2.取消年公休假;3.取消补贴;4.取消年终及节日工资奖励;5.减薪降职;6.解聘;7.开除等。
有下列情形的应当视情况给予处罚:
        1、不遵守劳动时间,无故迟到、早退、旷工的。
        2、工作责任心不强,不能按时完成任务,造成工作差错带来不良影响的。
        3、考核或评议为不称职的。
        4、损坏公共财物的。
        5、违反《劳动合同》及其它错误应给予处罚的。
 

                             湖南省山东商会车辆管理制度

      

       为加强商会车辆管理,确保行车安全,提高车辆使用效率,保障商会工作的顺利完成,特制定本制度。
       1、商会工作用车由办公室进行统一管理,调度。
       2、各部门用车时需提前填写“派车单”,经办公室负责人同意后方能出车。
       3、禁止因私用车和车辆外借,遇有紧急情况需事先报告办公室或商会领导,经会长批准后方可派车。
       4、商会车辆档案、相关证件、保险资料和年检年审记录等由办公室统一保管,并建立专柜。
       5、商会用车由专职司机驾驶,专职司机应每月定期进行车辆检查及保养,确保行车安全,如人为造成车辆损坏,驾驶员全额赔偿。车辆发生故障,应立即停止使用,并进行修理。
       6、驾驶车辆前须进行安全检查,确认是否缺水缺油或其他故障,行驶时应严格遵守交通规则,若有违规罚款,由驾驶员自行负责。
        7、车辆加油使用刷卡加油,油卡由财务室统一购买。遇有长途行驶,需用现金支付加油时,加油发票需二人以上签名,方能报销。
        8、严禁虚报冒领停车费、过路费,发现一次罚款200元,发现二次,停止驾驶予以辞退。车辆每天任务结束后和节假日应停放在商会指定场所,并将车门锁妥,钥匙交办公室保管。

                      

                      湖南省山东商会安全保卫制度

       

       为了确保商会财产不受损失,保护商会环境整洁,保障员工的安全,维护商会正常的工作和生活秩序,特制订本制度。
        1、本商会员工均应熟读商会内部管理条例,自觉履行各项义务。维护商会正常工作和生活秩序,遵纪守法,树立自我防范意识,增强主人翁责任感。
        2、不得携带各种违禁品、危险品和与工作无关的物品进入商会,违反者罚款200元/次。
        3、不得私带公物出会变为己有。一经发现大会通报批评并罚款500元/人。
        4、电器及线路不得使用过大的保险丝,电器设备使用后,应关闭电源,严防火灾事故的发生。
        5、值勤保安应坚守岗位,特别是对财务室、会长、秘书长办公室、仓库、食堂等重要地段,应实行重点监控,负责维护商会安全
        6、遇有意外事故和窃案时,应保护好现场并立即报告上级处理或报警。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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